采購費用的內部控制制度應當建立在不相容職務嚴格分離的基礎之上 。具體說來 ，請購 、授權采購、實施采購 、驗收 、倉儲 、付款報銷等職責必須分由不同的員工來履行，特別是上述相鄰的兩個工作崗位，絕不可由一個人兼任 。每一工作崗位或工作過程 ，又有其控制的擇重點 ，各崗位之間 ，有的又要相互配合 ，共同完成控制任務 。

（一）請購控制

　　請購應當由對該物品承擔預算責任的責任人或部門提出 ，一般是使用該物品的部門或保管該物品的倉庫提出請購 。請購時必須填寫一式兩份的請購單 ，并順序編號 ，一份留底 ，一份交給授權采購部門審批 。

請購的商品和勞務應當與生產計劃和工藝需求相適應 ，有時可設計自動請購程序 ，一旦存貨水平降至最低儲存限額 ，即可提請采購 ，以防出現停工待料 。

（二）授權采購控制授權采購的職責一般由企業獨立的供應部門負責 ，其控制要點主要有：

　　1.平時建立供應廠商的信息檔案 ，掌握盡可能多的、適合本企業需要的貨源 、運輸條件 、運距 、價格 、裝卸包裝條件 、折扣條件等信息 ，以便隨時參考選擇合適的供應商 。

　　2.供應部門接到請購單后 ，首先檢查請購單是否由授權人員簽出 ，請購的商品或勞務是否符合企業的請購方針 。將請購項目與預定標準相比較，進行控制 。

　　3.若通過合同洽談來確定供應商 ，則應預先公布需求信息 ；若有多家廠商上門競爭，為選擇質優價廉的供應商 ，合同洽談時 ，購方要有二人以上參加 。對大批量的商品采購 ，甚至應當采用競標的方式選擇供應廠商。

　　4.在發出正式訂貨單之前 ，供應部門必須運用經濟批量等存貨決策技術 ，運用技巧及經驗 ，對請購項目作最有效的歸類匯總，在保持多種供貨來源的同時 ，集中定貨單以取得大批量采購的價格折扣和最佳的運輸服務及售后服務 ，然后簽發順序編號的訂貨單派員采購。訂貨單一式三份 ，一份留底 ，其余分別交給驗收部門和財務部門 。

（三）采購過程控制

　　一般情況下 ，實施采購的人員只能在授權范圍內按訂貨單上列明的物品名稱 、規格、數量向指定的供應商購買。超出一般授權范圍的采購應經過特別授權審批 。

（四）驗收控制

企業 應當設立一個獨立的驗收部門 ，或者由提出請購的企業倉儲部門指定專人負責此項工作 。其基本職責是審查運抵企業的商品和接受的勞務是否與訂貨單一致。

　　驗收部門通過點數 、測量等手段驗證數量和質量，對需要化驗各種含量的商品物料，還要抽出樣品送檢，以檢驗報告來認定所購物品是否合格 。在點驗數量時 ，應特別注意各種可能出現自然升溢和損耗的物品 。驗收人員應當熟知本企業這些物品在各種氣候條件下的升溢率或損耗率 ，驗收時應當加上（或減去）這些自然升損 ，才是合理的應入庫數量 。

　　對有貴重包裝的物品 ，驗收時應當符合原定包裝標準 ，騰空的包裝物 ，應要求倉庫妥為保存 ，湊足一定數量后變賣或退還供應單位 。

　　對驗收不合格的貨物 ，要由經驗豐富的稱職人員再次驗證仍為不合格，方能批推退貨 ，以免造成不必要的糾紛 ，使企業蒙受往返運費損失 。

　　驗收部門將商品物料點驗合格后 ，應填制“材料”（商品）驗收入庫單” ，通知財務部門付款 。

（五）付款及賬務控制

　　財務部門收到驗收部門交來的“材料（商品）驗收入庫單”、采購人員交來的購貨發票和各種運雜費收據后 ，應當審查控制以下各項 ，然后付款和作賬務處理 。

　　1.核對要求付款的購入物是否與訂貨單相符。這可將材料（商品）驗收入庫單 、訂貨單及發票三者進行比較核對 。

　　2.審查費用支付憑證是否合規，支付臨工工資或車站碼頭民工的裝卸搬運費是否有領款人住址和身份證號碼 。購貨發票有無增值稅發票的抵扣稅聯 ，費用支出是否確有必要 ，費用支付水平與運程 、運量是否相稱 ，與掌握的市場行情是否有較大差異 。經這些審查后，方能選擇合適的付款結算方式付款，并盡可能采用非現金結算。

　　3.對同批采購 ，分別用于在建工程 、生活福利和生產用物料的共同性采購費用 ，應當在各種用途的物料中選擇重量 、體積或購價等標準進行合理分攤 ，防止將在建工程和生活福利用料應分攤的費用擠入生產用料成本 。